Lyytin vuosi 2012

Vuosi sitten, joulukuussa 2011 olin iloa täynnä. Lyyti oli lyönyt itsensä läpi, olimme saaneet luotua jo mukavan, seitsemän hengen tiimin. Kaikkea ei enää tarvinnut tehdä itse. Koko maailma oli avoinna. Tuloksenkin puolesta pääsimme plussalle, mikä ei ole itsestäänselvyys kasvavassa yrityksessä.

Uutta voimaa tiimiin

1.1.2012 tiimimme kasvoi jo kymmeneen henkeen. Tällä mennään tämä vuosi, ajattelin. No,  loppuvuonna pikkujouluissa meitä oli neljätoista. Porukkaan on liittynyt upeita kykyjä, persoonia ja ammattilaisia. Uusimpina Jenni Karjalainen ja Jarkko Sjöman sekä opiskeluiden ohella Lyytissä työskentelevät Elisa Kalliola ja Joel Tommila. Tutustu tiimiimme täällä: http://www.lyyti-palvelu.fi/tapahtumanhallintapalvelun-henkilokunta

Ylitimmekö itsemme?

Vuoden 2012 teemana oli itsensä ylittäminen fyysisissä haasteissa. Kuten kaikkea huippu-urheilua, myös meidän tiimimme vuotta värittivät sekä onnistumiset että loukkaantumiset. Kukaan ei kuitenkaan jäänyt katumaan haasteeseen tarttumista. Seuraavankin vuoden haaste on sovittu. Vuonna 2013 Lyyti polkee rakkaan kotimaansa läpi, aivan pohjoisimmasta kärjestä Suomen Turkuun. Koska arkipäivät saamme palvella asiakkaita, hoidetaan tämä matka pidennetyssä viikonlopussa, eli kolmessa vuorokaudessa. Suunniteltua reittiä voit tarkastella täällä.

Yksin ei mikään onnistu, mutta ryhmällä kaikki on mahdollista! Vuoden 2013 haasteesta lisää ensi vuoden aikana. Nyt takaisin vuoteen 2012.

Liikevaihdollisesti jäimme hieman kunnianhimoisesta kuuden nollan tavoitteestamme. Saavuttanemme noin 770 000 euron liikevaihdon, joka sekin tarkoittaa mukavaa kasvua 64% kasvua viime vuoteen verrattuna. Suoritusta voi pitää vähintään kohtuullisena, kun maailma ympärillä pakittaa, yt-neuvottelee ja sammuttelee valoja. Kasvun teimme tänäkin vuonna voitollisesti keräten puskureita taas entistä nopeampaan tuotekehitykseen ja ketterämpään palveluun.

Mistä kasvu johtuu?

Kasvu tulee siitä, että olemme valmiita auttamaan asiakkaitamme menestymään. Tapahtumatoiminta on monessa yrityksessä tärkeässä roolissa markkinointiviestinnässä, koulutuksessa ja asiakkuudenhallinnassa, mutta edelleen aniharvassa organisaatiossa on sen operatiiviseen toimintaan satsattu – ainakaan kunnon työkalujen merkeissä. Iisakin kirkkoa rakennetaan monessa paikassa käsisahalla ja kieroilla nauloilla. Työntekijät hukkuvat arjen askareisiin eivätkä ehdi luomaan sitä kuuluisaa lisäarvoa. Siinä on meidän markkinarakomme! Työsarkaa meillä on vielä vaikka kuinka paljon, joten odotamme entistä nopeampaa kasvua vuodelle 2013.

Tuotekehityksessä olemme panostaneet ennen kaikkea asioiden mitattavuuteen, johdettavuuteen ja helppokäyttöisyyteen. Ensimmäinen mobiilisovelluksemmekin näkee päivänvalon hetimiten tammikuussa. Lyyti mahtuu siis pian taskuusi.

Maailmalle, Lyyti, maailmalle!

Vaikka Suomi ja Turku onkin rakas kotimme, on katseemme suunnattu vähintään puolittain harittaen myös rajojen ulkopuolelle. Asiakkaidemme kautta olemme sekaantuneet  tapahtumiin ympäri maailmaa: kongessi Koreassa, pressitilaisuus New Yorkissa ja seminaari Pariisissa. Myypä eräs arabiherra kulttuurikierroksiakin Saudi-Arabiassa Lyytin avulla. Vuoden 2012 aikana aloitimme vientiponnistelut toden teolla Ruotsiin ja Saksaan sekä Sveitsiin. Loppuvuonna teimme ensimmäisiä asiakassopimuksia sekä Ruotsissa että Sveitsissä. Saksasta olemme etsineet sopivaa jälleenmyyjää, mutta näyttää siltä, että myyntimiehemme suuntaavat vuonna 2013 entistä tiheämmin myös Saksan maaperälle. Uskomme visioomme vahvasti ja haluamme olla viiden vuoden päästä yksi Euroopan johtavista tapahtumanhallintaohjelmistoa tuottavista yrityksistä. Väittäisin, että olemme jo yksi parhaista, mutta emme suurimmista.

Miljoona sittenkin rikki!

Vaikka liikevaihtomme ei miljoonaan vielä yltänytkään, niin muutama miljoonan rajapyykki sentään rikkoutui. Ensimmäisen miljoonan ilmoittautumisen rajan ylitimme maaliskuun lopussa 2012. Siihen meni viisi vuotta. Toisen miljoonan ilmoittautumisen rajan ylitimme 17.12.2012 n. klo 18.00 illalla. Toinen miljoona tuli siis yhdeksässä kuukaudessa. Vauhti on hurja! Lyyti ottaa vastaan keskimäärin 694 ilmoittautumista per laskennallinen työtunti. Ja pitää hommat vielä hanskassa Lyytin 250 asiakkaalle ja noin 2600 käyttäjälle. Ei huono suoritus!

Olen kiitollinen tästä vuodesta asiakkaillemme, jotka meihin luottavat sekä upealle tiimillemme, joka käyttäjiämme aina iloisesti palvelee. Luottavaisin mielin kohti uutta vuotta!

Rauhaisaa joulua,

Petri Hollmén

Toimitusjohtaja

Lyyti Oy

Uusia upeita ominaisuuksia Lyytiin

Julkaisimme taas sarjan upeita päivityksiä. Näistä tärkeimmät ovat:

Entistä helpompaa lippujen- tai tuotteiden myyntiä

”Numeerinen kenttä” muuttui Määrä / lippu / tuote –kentäksi ja siihen liitettiin maksuominaisuudet.

Käytännössä tämä tarkoittaa entistä helpompaa lippujen tai tuotteiden myyntiä. Esimerkiksi, jos tapahtumaasi mahtuu yhteensä 100 henkeä, ja lippukategorioita on kolme:

–       aikuinen

–       opiskelija

–       lapsi

…voit antaa kullekin lipulle oman hinnan ja määrittää, kuinka monta lippua per kategoria henkilö voi ostaa ja kuinka monta lippua on yhteensä myynnissä. Näin voit myydä vapaasti lippuja ilman pelkoa siitä, että myyt enemmän kuin tilaisuuteen mahtuu.

Vakioviestejä muokattaviksi

Tiedäthän ne viestit, joita Lyyti on näyttänyt osallistujille, jos esim. ilmoittautumien ei ole vielä auki tai tapahtuma on täynnä ja osallistuja voi ilmoittautua jonolistalle. Nyt voit muokata niistä juuri sellaiset kuin haluat! Muokkaus löytyy kohdasta ”Viestintä” -> ”Muokkaa vakioviestejä”

Yrityksen admin-käyttäjä voi muokata näitä oletuksiksi kaikille käyttäjille ja tavallinen käyttäjä voi muokata tapahtumakohtaisesti.

 Yhden klikkauksen sähköposti

Jokaisen osallistujan perään on ilmestynyt pieni sähköpostikuvake. Sitä klikkaamalla voit lähettää vastaanottajalle sähköpostia suoraan Lyytistä yhdellä klikkauksella. Kokeile!

Kyselyiden graafit PDF-tiedostoksi

Palautekyselytyökalulla keräämäsi data on aiemminkin ollut saatavina tyylikkäinä graafeina. Nyt saat vietyä kaaviot PDF-tiedostoksi suoraan online-raportista.

Sähköpostien personointi

”Hei Matti, tervetuloa ilmoittautumaan tapahtumaamme! Koodisi on 1234567-1234”

Nyt voit personoida sähköpostiin esim. vastaanottajan nimen tai ilmoittautumiskoodin. Tee viestinnästä entistäkin persoonallisempaa!

Näitä ja muita uutuuksiamme opit parhaiten käyttämään… käyttämällä! Olemme tukenasi, joten voit aina soittaa. Voit myös osallistua yleisiin koulutuspäiviimme tai tilata yrityksellesi oman koulutuksen! Lisätietoa koulutuksista saat osoitteesta lyyti@lyyti.fi

Johtavatko sinun kutsusi suoraan krematorioon?

Kutsu krematorioon vain hyvin, hyvin harkiten.

Kutsuprosessi on maailman laiminlyödyin markkinoinnin väline. Piste.

Ai miten niin?

Tunnistatko kuvion?

Firmalle on tulossa iso tilaisuus. Vuosijuhlat, sijoittajapäivät tai koko henkilöstön ulkoilupäivä. Vuotta aiemmin perustetaan juhlakomitea tai hupitoimiryhmä miettimään kaikkea karkeloihin liittyvää tärkeää: milloin se on, missä se on, mitä siellä syödään tai juodaan, miten sinne saavutaan. Johtoakin kiinnostaa tämä vaihe – varsinkin jos johtoryhmässä istuu joku, jolla on mielipide ruoasta, viinistä tai musiikista.

Kun nämä tärkeät asiat on useammassa istunnossa hiottu lähes täydellisiksi, on aika päättää vähemmän tärkeät asiat: minkä väriset servetit pöytiin tulee, annetaanko give away-lahjat vai ei (ja jos annetaan, niin minkä hintaiset, mistä ne ostetaan ja miten ne pakataan), mistä tilataan kukat ja kuka hoitaa bussit. Tässä vaiheessa vastuu ja päätäntävalta on siirtynyt jo käytännön järjestelijöille.

Kolmannessa vaiheessa alkaa kaikki olla valmiina. On aika suunnitella kutsut. Tämä vaihe kiinnostaa myös viestintää ja markkinointia. Onhan kyse yrityskuvasta. Apuun otetaan mainostoimisto, joka esikatseluttaa kutsuista useammankin version. Onhan erittäin tärkeää juhlien onnistumisen kannalta, että yrityksen logon ympärille tulee brandiohjeistuksen mukaisesti 16 pikseliä tyhjää tilaa. Sitten päätetään, että lähetetäänkö kutsut tyylikkäänä painettuna versiona vaiko kätevästi sähköpostissa PDF-tiedostona.

Neljännessä vaiheessa aletaan rääpimään kasaan kutsuttavien listaa. Sitä kerätään eri lähteistä: sähköpostilistoista, vanhoista Exceleistä, enemmän ja vähemmän ajan tasalla olevista CRM-järjestelmistä ja pomojen kännyköistä.

Seuraa viimeinen vaihe: kutsujen lähetys. Hetkeä ennen print- tai send-napin painamista joku keksii kysyä, että kuka ottaa ilmoittautumiset vastaan?

No, laitetaan siihen sen uusimman assarin sähköposti ja puhelinnumero. Hoitakoot nuorimmat tämän puuduttavimman vaiheen.

Ja ei kuin kutsut matkaan!

Jos teillä toimitaan näin, niin VARO! Saatat joskus kutsua tärkeimmät ihmisesi suoraan krematorioon. Näin kävi Ruotsin Karlstadissa paikalliselle seurakunnalle. Seurakunta nimittäin lähetti juhlakutsun runsaalle sadalle yli 75-vuotiaalle jäsenelleen, mutta pahaksi onneksi kutsussa mainittuun puhelinnumeroon tuli virhe.

Virheen seurauksena juhlaan ilmoittautuneiden vanhusten puhelut ohjautuivat seurakunnan sijasta Karlstadin krematorioon.

”- Yksi numero meni kutsussa väärin”, selitti kirkkoherra Pär Lundberg Nya Wermlands-Tidningen-lehdelle.

Ilmoittautumisprosessi on parhaassa tapauksessa olennainen osa yritysilmeen mukaista viestintäprosessia. Pahimmillaan se on jotain ihan muuta. Ilmoittautuja on aina positiivisesti latautunut ja odottavainen. Hoida ilmoittautumiskanava kuntoon äläkä ohjaa innokkaita ihmisiä krematorioon.

Lisätietoa sujuvasta tapahtumanhallinnasta saat täältä.

Sujuvampaa tapahtumavuotta 2012!

 

Petri Hollmén

 

Toimitusjohtaja

Lyyti Oy

Alkuperäinen uutinen krematorioon ohjaavista kutsuista ilmestyi Etelä-Suomen Sanomissa 8.10.2011. Voit lukea sen täällä.

Joulutekoja

Törmäsin Kauppalehden blogiin, jossa työnantajia kehotettiin tekemään jouluteko. Kirjoittaja kannusti lahjoittamaan joulukorttirahat Punaiselle Ristille.

En ole ikinä ollut joulukortti-ihminen. Siihen sisältyy mielestäni liikaa velvollisuutta aidon välittämisen sijaan. ”Pakko lähettää, kun mekin saamme heiltä joka vuosi” –ajatus kammoksuttaa minua. Siksipä ei yrityksenikään ole koskaan lähettänyt paperista joulukorttia. Jos yritys muistaa asiakkaitaan kerran vuodessa, ollaan aika pielessä.

Me pyrimme pitämään asiakkaista huolta, muistamaan heitä, joka ikinen päivä vuodessa. Olemme aktiivisesti yhteydessä mm. Viikon vinkeillä, tapaamme heitä huolenpitokoulutuksissa ja seminaareissamme ja ennen kaikkea, pyrimme kehittämään tuotettamme ja palveluamme joka päivä heille paremmaksi. Jos joku yritys kaatuu joulukortittomaan linjaan, niin kaatukoon.

Rahan lahjoittaminen hyväntekeväisyyteen on kauniimpaa. Sain sähköisen joulutervehdyksen eräältä isolta mediatalolta. Siinä kerrottiin, kuinka kortteihin varatut summa on tänä vuonna lahjoitettu jonnekin. Fiksumpaa kuin se korttien lähettäminen, mielestäni, mutta jostain syystä minua kiinnostaisi summa, mikä sinne hyvään ohjattiin. Onko hyväntekeväisyys sittenkin vain halvempi keino tehdä joulutekoja?

Me emme lahjoita tänä jouluna rahaa hyväntekeväisyyteen. Meidän joulutekomme on erilainen. Yrityksemme palveluksessa aloittaa 1.1.2012 kolme uutta täyspäiväistä työntekijää – palvelemaan teitä, hyvä asiakkaat. Pitämään teistä huolta.

Uskomme tulevaisuuteen on vahva. Vuonna 2010 kasvoimme kaksinkertaiseksi edellisvuodesta sekä asiakasmäärässä, liikevaihdossa ja kohta myös henkilökunnan määrässä. Tarkoituksenamme on jatkaa tahtia ja päästä pian miljoonaluokan liikevaihtoon.  Vuoden alusta meitä on jo yhdeksän kokoaikaista ja muutama projektihenkilö lisäksi.

Missä se jouluteko on?

Työ on tärkeää. Ne, jotka ovat viettäneet jouluja vastoin tahtoaan ilman työtä, tietävät että parasta mitä jouluksi voisi toivoa, olisi työpaikka. Työ tuottaa hyvää myös muille kuin sen tekijälle.  Perheelle, yhteiskunnalle, verottajalle ja sitä kautta meille kaikille. Sen sijaan, että ostaisimme koodia ulkomailta (tarjouksia tulee viikoittain), palkkaamme yhden koodarin meille Turkuun. Aloitamme myynnin Saksassa. Sen sijaan, että palkkaisimme jonkun Saksasta, palkkaamme saksankielentaitoisen Suomen Turkuun.

Toivotamme hyvää joulumieltä nyt ja joka ikinen päivä kaikille asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja kilpailijoillemme.

Kaikkien Lyytiläisten puolesta,

Petri Hollmén

Toimitusjohtajatonttu

Tarjoaako sähköinen ilmoittautuminen henkilökohtaista palvelua?

Silloin tällöin törmäämme asenteeseen, että sähköinen ilmoittautuminen ei tarjoa henkilökohtaista palvelua. Siksi asiakas haluaa pysyä esimerkiksi sähköposti- tai puhelilmoittautumisissa.

Asenne on tavallaan ymmärrettävä, sillä kyllähän asiakaspalvelija kokee antavansa henkilökohtaista palvelua kirjoittaessaan kaikille osallistujille ihan itse samat tekstit sähköpostiin, tai kertoessaan puhelimessa saman litanian kerta toisensa jälkeen. Asenteessa on kuitenkin sellainen valuvika, että hommaa ei ole pohdittu lainkaan osallistujan näkökulmasta.

Sähköisen ilmoittautumisen hyviä puolia ovat:

• se toimii ilman ilman puhelimessa odottelua
• hyvä ilmoittautumisjärjestelmä vahvistaa ilmoittautumisen heti
• ilmoittautumisen voi hoitaa 24/7
• ilmoittautumisjärjestelmä ei pidä kahvi- tai lounastaukoja

Mutta, saako sillä luotua tunteen henkilökohtaisesta palvelusta? Kyllä saa, sillä esimerkiksi Lyytistä kaikki viestintä lähtee aina järjestäjän nimissä. Siis aivan samalla lailla, kuin viestit lähetettäisiin omasta sähköpostista. Ja esimerkiksi tekstiviestivahvistuksiin voidaan personoida ilmoittautujan etunimi vaikka näin: ”Terve Petri, kiitos ilmoittautumisesta! Nähdään pian, terveisin Sanna Sihteeri”.

Kun pohditte sähköisen ilmoittautumisen käyttöönottoa, niin hyvä ilmoittautumisjärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden jatkaa myös niitä puhelin-, faksi- ja kirjekyyhkyilmoittautumisia. He, jotka arvostavat puhelimessa odottelua ja vahvistuksen odottelua, tulee tarjota oma kanava. Mutta suurin osa osallistujista haluaa nykyään hoitaa ilmoittautumisen silloin kuin heille, ei asiakaspalvelijalle, sopii.

Jos haluat nähdä, miten ilmoittautuminen verkossa hoituu helposti, niin testaa vaikka ilmoittautumista verkkolomakettamme käyttäen.

Terveisin,

 

Petri Hollmén

Toimitusjohtaja

Lyyti Oy

Puoli milj000000naa ilmoittautujaa Lyytillä!

Jälleen on yksi rajapyykki ylitetty! 500 000:s ilmoittautuja naputteli tietonsa johonkin yli 7000:sta Lyytillä järjestetystä tapahtumasta myöhään eilen illalla. Vauhti on ollut kovempaa, mitä itse uumoilin keväällä. Ilmoittautumisjärjestelmä näemmä toimii 🙂

Edellinen, 400 000 osallistujan, rajapyykki ylitettiin 26.5.2011, eli palvelumme vastaanotti 100 000 ilmoittautumista noin kolmessa kuukaudessa. Ja tässä ajassa on mukana hiljainen kesän lomasesonki.Emme seuraa näitä numeroita Lyytissä vain numeroiden vuoksi, vaan todetaksemme, että olemme onnistuneet luomaan palvelun, jota on sekä ilmoittautujan että tapahtumajärjestäjän helppo käyttää. Olemme onnellisia kaikista uusista ja vanhoista, upeista tapahtumanhallinta-asiakkaistamme sekä innokkaista palvelun käyttäjistä. Tavoitteemme on vapauttaa suomalaiset tapahtumanjärjestäjät, sihteerit ja assistentit virhealttiista ja työläästä manuaalinaputtelusta tapahtumiensa hallinnoimisessa. Siksi jokainen Lyytin kautta ilmoittautunut henkilö on askel kohti määränpäätämme.

Nyt lopetamme ilmoittautumismäärien veikkailun ja keskitymme taas palvelemaan niitä yli 1500 käyttäjää, joita palvelullamme on. Palataan asiaan, kun miljoonas henkilö ilmoittautuu johonkin Lyytillä!

Terveisin,

 

Petri Hollmén

Toimitusjohtaja

Lyyti Oy

Uusia tapahtumanhallintaominaisuuksia Lyytiin taas

Vierivä kivi ei sammaloidu. Ilmoittautumispalvelun käyttäjät pitävät tuotekehityksemme aktiivisena, kiitos siitä. Torstaina 11.8.2011 oli jälleen pieni päivitystauko, kun latasimme Lyytiin lisää ominaisuuksia.

Päivityksen myötä löydät Lyytistä seuraavat muutokset kaikille käyttäjille:

•  Osallistujahaku Omat tapahtumat -pääsivulla
•  Lisää joustavuutta raportointiin (mm. online-raporttien lataaminen Exceliin)
•  Henkilökohtaisen ilmoittautumiskoodin liittäminen Lyytistä lähtevään kutsuviestiin (voit siis ohjata ilmoittautumiset mille sivulle tahansa!)

Lisäksi Premium-lisenssin käyttäjille:
•  Kuvan tai logon lataamismahdollisuus vahvistusviestiin liitettävään nimikylttiin

Tarkemmat kuvaukset ominaisuuksista on uutiskirjeessä, joka on lähetetty kaikille käyttäjille.

Onnistuneita tapahtumia!

Toivoo Lyytin tiimi

Ps. Osallistu Facebook-sivullamme kyselyyn tulevista ominaisuuksista. Mitä sinä haluaisit palveluun lisää? Sivun löydät täältä: https://www.facebook.com/Lyytipalvelu

Lyytin tarina

Tarinamme oli aiemmin esillä sivuillamme. Uuden sivuston myötä siirrettäköön se tänne blogiin. Petri – 3.6.2011

Lyytin tarina

Tarina kertoo enemmän kuin tuhat ominaisuutta. Lyytillä on hyvin konkreettinen tarina, joka vie ajassa taaksepäin vuoteen 2006.

Toimin tuolloin Rymättylän Herrankukkaron markkinointipäällikkönä ja olimme siirtyneet sähköiseen viestintään ja –markkinointiin. Hyödynsimme siinä emailer-nimistä työkalua. Olimme matkailuyritys, joka tarjosi palveluja yrityksille ja ryhmille. Myyntipalvelumme työ silloin oli käytännössä hoitaa yhden kontaktin kautta usean ihmisen asiat. Kun ryhmä meille tuli, saimme asiakkaalta muodossa jos toisessa osallistujia koskevat listat ja tiedot. Kukin asiakas oli kerännyt ne miten parhaiten taisi.

2000 ilmoittautumista päivässä – kahden viikon piina

Silloin, joulukuussa 2006, lähdimme järjestämään myös omaa tuotantoa olevia päiviä, joissa me luonnollisesti hoidimme ilmoittautumisten vastaanoton ja osallistujatiedon hallinnan. Ensimmäinen päivä oli menestys ja katastrofi samaan aikaan. Lähetin sähköisen kutsun sähköpostilla asiakasrekisteriimme ja pyysin ilmoittautumisia sähköpostiini. Sain päivässä lähes 2000 vastausta. Suurin osa vastaajista halusi ilmoittautua mukaan!

Tuli outo olo. Kaikille varmaan pitäisi vastata jotain, mutta miten ihmeessä tällainen tietomassa hallitaan? Ei auttanut kuin avata Excel-taulukko ja alkaa kopioimaan sähköposteista osallistujien tietoja taulukkoon edes jotenkin hallittavaan muotoon. Etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelin, mistä pysäkiltä nousee bussiin, onko allergioita jne.

Ensimmäiselle 50 vastasin, että tervetuloa, pyysin lisätietoja niiltä, jotka olivat unohtaneet ilmoittaa jotain tietoja ja kerroin lähettäväni lisätietoja piakkoin. Sitten lopuille vastasin yksi kerrallaan, että valitettavasti tapahtuma tuli jo täyteen…

Käsittelin 200 sähköpostia muiden töiden lomassa ensimmäisenä päivänä ja ajattelin selviäväni hommasta parissa päivässä, kunhan tehostan tahtia. Yllätykseni oli suuri, kun seuraavana aamuna avasin sähköpostini. Melkein 1000 uutta sähköpostia! Ne, joille en ehtinyt vielä vastata, laittoivat uudelleen postia ja kyselivät tuliko heidän ilmoittautuminen jo perille ja mahtuivatko he mukaan! Vasta kahden viikon päästä lähetin viimeisen sähköpostin tähän tapahtumaan liittyen.

Eikö ole helpompaa tapaa?

Tunsin itseni erittäin hölmöksi, sillä eihän kukaan voi järjestää tapahtumia näin alkeellisesti. Markkinoilla on pakko olla helppokäyttöisiä työkaluja, joilla automatisoidaan ilmoittautumishallinta, osallistujatietojen kerääminen ja tapahtumaviestintä vahvistusposteineen. Hämmästyin, kun en löytänyt mitään järkevää tai järkevän hintaista ohjelmistoa tai palvelua tarpeisiimme. Ainoat varteenotettavat maksoivat meille tuhansia euroja per tapahtuma. Se oli liikaa 50 hengen bussiryhmän hallinnoimisesta.

Olemmeko yksin?

Asia jäi vaivaamaan minua. Onko tosiaan näin, että emme ole ainoita, jotka tekevät sähköpostilla ja Excelillä hurjasti liikaa työtä ja joilla tiedot ovat siellä täällä hujan hajan? Teimme tutkimuksen verkkokyselynä ja saimme kaksi kertaa toistettuun kyselyymme lähes 3000 tapahtumanjärjestäjää ja yritysten sihteeriä ja assistenttia vastaamaan. Tulos oli murskaava:

95 % Suomen yrityksistä hallitsevat tapahtumansa sähköpostilla ja Excelillä.

Mietin, kuinka monta tuhatta työvuotta Suomessa käytetään copy-paste –toimintoon. Mietin myös, kuinka monta miljoonaa euroa tapahtumista valuu hukkaan, kun viestintä on hankala tehdä, se johtaa korkeaan no show-prosenttiin ja myynnille ei saada esim. välitettyä liidejä ostamisesta kiinnostuneista osallistujista. Tuntui täysin hullulta tilanne. Sille oli tehtävä jotain.

Aluksi omaan tarpeeseen – asiakaskanta yllätti

Lähdimme tekemään lähes heti suunnitelmaa palvelusta, jonka tärkein ominaisuus olisi:

–       helppokäyttöisyys

Lisäksi sen piti olla:

–       web-pohjainen (ei asennuksia koneelle)

–       käytettävissä 24 h

–       edullinen

–       tehokas

–       persoonallinen

Nimeksi tuli Lyyti, koska halusin antaa Lyytin kirjoittaa puolestani rutiinit.

Lähdin siis ratkaisemaan omaa käytännön tarvetta, joka tutkitusti oli myös tuhansilla muilla Suomessa. Oletin tosin, että asiakkaita tälle palvelulle löytyisi PK-sektorista, sillä isoilla firmoillahan olisi omat IT-osastot ja omat järjestelmät. Ensimmäiset asiakkuudet osoittivat toista! Ensimmäisten asiakkaiden joukossa oli mm. Väestörekisterikeskus ja Oriola Oyj (nykyinen Mediq Suomi).

Ymmärsin, että isoilla organisaatioilla on valtavat IT-järjestelmät perustoimintojen pyörittämiseen, mutta reuna-alueet, kuten tapahtumien organisointi ja –hallinta jäävät niissä niin lapsipuolen asemaan, että järjestäjillä siellä oli aivan yhtä alkeelliset työkalut kuin meillä pienessä matkailuyrityksessä.

Upeat asiakkaat

Vaikka alkuperäinen idea lähti omasta tarpeesta ja myös aivan ensimmäinen käyttöliittymä, joka julkaistiin loppuvuonna 2007 pilottikäyttöön, oli omien määritysten mukainen, on palvelu nykyään aivan toista mitä se oli vielä muutama vuosi sitten. Käytännössä 90% tuotekehitysideoista ja –toiveista tulee nykyään aktiivisilta käyttäjiltä. Palvelu on kehittynyt huimasti, mutta olemme pitäneet johtoajatuksestamme hyvin kiinni. Palvelu on edelleen erittäin helppokäyttöinen. Hyötyjen realisointi ei saa jäädä insinöörimäisestä käyttöliittymästä kiinni! Tai huonosta asiakaspalvelusta.

Mihin he sitä käyttävät?

Vaikka palvelun juuret ovat matkailualalla, on suurin osa asiakkaistamme  aivan muilta aloilta. Palvelullamme asiakkaat järjestävät erittäin monipuolisesti erilaisia asioita. Joku hallitsee sisäiset koulutukset ja kokoukset Lyytillä, toinen järjestää aamiaisseminaarit sillä, kolmannelle toteutimme usean tuhannen hengen messujen rekisteröitymisen sekä viivakoodikontrolloinnin jne. Onpa palvelumme maksuliikennetyökaluilla myös myyty paistinpannuja.

Suomen johtava tapahtumanhallintapalvelu?

Mikä on Suomen johtava tapahtumanhallintapalvelu? Väittäisin, että se on Microsoft Outlook-sähköpostilla ja Excel-taulukkolaskentaohjelmallaan, mikäli mitataan vain sitä, millä suurin osa Suomen tapahtumista yhä hallinnoidaan. Mutta uskallan jo väittää, että Lyyti on puhtaasti tapahtumanhallintaohjelmistoissa jo ykkönen sekä asiakasorganisaatiomäärältään, käyttäjämäärältään ja järjestettyjen tapahtumien määrältään. Mikäli jokin toinen menee ohi, niin laittakaa ihmeessä tietoa siitä meillekin. Lyytin aktiivisuutta voit seurata etusivultamme, jossa on reaaliaikainen laskuri palvelullamme järjestetyistä tapahtumista sekä Lyytin vastaanottamista ilmoittautumisista.

Jos haluat tutustua palveluun paremmin, niin voit lähettää minulle sähköpostia (petri@lyyti.fi)  tai ottaa yhteyttä myyntiimme lyyti@lyyti.fi.

Tervetuloa Lyytin palveltavaksi!

Petri Hollmén,

Toimitusjohtaja, perustaja ja yrittäjä

Lyyti Oy

040 173 7777

petri@lyyti.fi