Kutsu krematorioon vain hyvin, hyvin harkiten.

Kutsuprosessi on maailman laiminlyödyin markkinoinnin väline. Piste.

Ai miten niin?

Tunnistatko kuvion?

Firmalle on tulossa iso tilaisuus. Vuosijuhlat, sijoittajapäivät tai koko henkilöstön ulkoilupäivä. Vuotta aiemmin perustetaan juhlakomitea tai hupitoimiryhmä miettimään kaikkea karkeloihin liittyvää tärkeää: milloin se on, missä se on, mitä siellä syödään tai juodaan, miten sinne saavutaan. Johtoakin kiinnostaa tämä vaihe – varsinkin jos johtoryhmässä istuu joku, jolla on mielipide ruoasta, viinistä tai musiikista.

Kun nämä tärkeät asiat on useammassa istunnossa hiottu lähes täydellisiksi, on aika päättää vähemmän tärkeät asiat: minkä väriset servetit pöytiin tulee, annetaanko give away-lahjat vai ei (ja jos annetaan, niin minkä hintaiset, mistä ne ostetaan ja miten ne pakataan), mistä tilataan kukat ja kuka hoitaa bussit. Tässä vaiheessa vastuu ja päätäntävalta on siirtynyt jo käytännön järjestelijöille.

Kolmannessa vaiheessa alkaa kaikki olla valmiina. On aika suunnitella kutsut. Tämä vaihe kiinnostaa myös viestintää ja markkinointia. Onhan kyse yrityskuvasta. Apuun otetaan mainostoimisto, joka esikatseluttaa kutsuista useammankin version. Onhan erittäin tärkeää juhlien onnistumisen kannalta, että yrityksen logon ympärille tulee brandiohjeistuksen mukaisesti 16 pikseliä tyhjää tilaa. Sitten päätetään, että lähetetäänkö kutsut tyylikkäänä painettuna versiona vaiko kätevästi sähköpostissa PDF-tiedostona.

Neljännessä vaiheessa aletaan rääpimään kasaan kutsuttavien listaa. Sitä kerätään eri lähteistä: sähköpostilistoista, vanhoista Exceleistä, enemmän ja vähemmän ajan tasalla olevista CRM-järjestelmistä ja pomojen kännyköistä.

Seuraa viimeinen vaihe: kutsujen lähetys. Hetkeä ennen print- tai send-napin painamista joku keksii kysyä, että kuka ottaa ilmoittautumiset vastaan?

No, laitetaan siihen sen uusimman assarin sähköposti ja puhelinnumero. Hoitakoot nuorimmat tämän puuduttavimman vaiheen.

Ja ei kuin kutsut matkaan!

Jos teillä toimitaan näin, niin VARO! Saatat joskus kutsua tärkeimmät ihmisesi suoraan krematorioon. Näin kävi Ruotsin Karlstadissa paikalliselle seurakunnalle. Seurakunta nimittäin lähetti juhlakutsun runsaalle sadalle yli 75-vuotiaalle jäsenelleen, mutta pahaksi onneksi kutsussa mainittuun puhelinnumeroon tuli virhe.

Virheen seurauksena juhlaan ilmoittautuneiden vanhusten puhelut ohjautuivat seurakunnan sijasta Karlstadin krematorioon.

”- Yksi numero meni kutsussa väärin”, selitti kirkkoherra Pär Lundberg Nya Wermlands-Tidningen-lehdelle.

Ilmoittautumisprosessi on parhaassa tapauksessa olennainen osa yritysilmeen mukaista viestintäprosessia. Pahimmillaan se on jotain ihan muuta. Ilmoittautuja on aina positiivisesti latautunut ja odottavainen. Hoida ilmoittautumiskanava kuntoon äläkä ohjaa innokkaita ihmisiä krematorioon.

Lisätietoa sujuvasta tapahtumanhallinnasta saat täältä.

Alkuperäinen uutinen krematorioon ohjaavista kutsuista ilmestyi Etelä-Suomen Sanomissa 8.10.2011. Voit lukea sen täällä.

En ole ikinä ollut joulukortti-ihminen. Siihen sisältyy mielestäni liikaa velvollisuutta aidon välittämisen sijaan. ”Pakko lähettää, kun mekin saamme heiltä joka vuosi” –ajatus kammoksuttaa minua. Siksipä ei yrityksenikään ole koskaan lähettänyt paperista joulukorttia. Jos yritys muistaa asiakkaitaan kerran vuodessa, ollaan aika pielessä.

Me pyrimme pitämään asiakkaista huolta, muistamaan heitä, joka ikinen päivä vuodessa. Olemme aktiivisesti yhteydessä mm. Viikon vinkeillä, tapaamme heitä huolenpitokoulutuksissa ja seminaareissamme ja ennen kaikkea, pyrimme kehittämään tuotettamme ja palveluamme joka päivä heille paremmaksi. Jos joku yritys kaatuu joulukortittomaan linjaan, niin kaatukoon.

Rahan lahjoittaminen hyväntekeväisyyteen on kauniimpaa. Sain sähköisen joulutervehdyksen eräältä isolta mediatalolta. Siinä kerrottiin, kuinka kortteihin varatut summa on tänä vuonna lahjoitettu jonnekin. Fiksumpaa kuin se korttien lähettäminen, mielestäni, mutta jostain syystä minua kiinnostaisi summa, mikä sinne hyvään ohjattiin. Onko hyväntekeväisyys sittenkin vain halvempi keino tehdä joulutekoja?

Me emme lahjoita tänä jouluna rahaa hyväntekeväisyyteen. Meidän joulutekomme on erilainen. Yrityksemme palveluksessa aloittaa 1.1.2012 kolme uutta täyspäiväistä työntekijää – palvelemaan teitä, hyvä asiakkaat. Pitämään teistä huolta.

Uskomme tulevaisuuteen on vahva. Vuonna 2010 kasvoimme kaksinkertaiseksi edellisvuodesta sekä asiakasmäärässä, liikevaihdossa ja kohta myös henkilökunnan määrässä. Tarkoituksenamme on jatkaa tahtia ja päästä pian miljoonaluokan liikevaihtoon.  Vuoden alusta meitä on jo yhdeksän kokoaikaista ja muutama projektihenkilö lisäksi.

Missä se jouluteko on?

Työ on tärkeää. Ne, jotka ovat viettäneet jouluja vastoin tahtoaan ilman työtä, tietävät että parasta mitä jouluksi voisi toivoa, olisi työpaikka. Työ tuottaa hyvää myös muille kuin sen tekijälle.  Perheelle, yhteiskunnalle, verottajalle ja sitä kautta meille kaikille. Sen sijaan, että ostaisimme koodia ulkomailta (tarjouksia tulee viikoittain), palkkaamme yhden koodarin meille Turkuun. Aloitamme myynnin Saksassa. Sen sijaan, että palkkaisimme jonkun Saksasta, palkkaamme saksankielentaitoisen Suomen Turkuun.

Toivotamme hyvää joulumieltä nyt ja joka ikinen päivä kaikille asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja kilpailijoillemme.

Kaikkien Lyytiläisten puolesta,

Petri Hollmén

Toimitusjohtajatonttu

Asenne on tavallaan ymmärrettävä, sillä kyllähän asiakaspalvelija kokee antavansa henkilökohtaista palvelua kirjoittaessaan kaikille osallistujille ihan itse samat tekstit sähköpostiin, tai kertoessaan puhelimessa saman litanian kerta toisensa jälkeen. Asenteessa on kuitenkin sellainen valuvika, että hommaa ei ole pohdittu lainkaan osallistujan näkökulmasta.

Sähköisen ilmoittautumisen hyviä puolia ovat:

• se toimii ilman ilman puhelimessa odottelua
• hyvä ilmoittautumisjärjestelmä vahvistaa ilmoittautumisen heti
• ilmoittautumisen voi hoitaa 24/7
• ilmoittautumisjärjestelmä ei pidä kahvi- tai lounastaukoja

Mutta, saako sillä luotua tunteen henkilökohtaisesta palvelusta? Kyllä saa, sillä esimerkiksi Lyytistä kaikki viestintä lähtee aina järjestäjän nimissä. Siis aivan samalla lailla, kuin viestit lähetettäisiin omasta sähköpostista. Ja esimerkiksi tekstiviestivahvistuksiin voidaan personoida ilmoittautujan etunimi vaikka näin: “Terve Petri, kiitos ilmoittautumisesta! Nähdään pian, terveisin Sanna Sihteeri”.

Kun pohditte sähköisen ilmoittautumisen käyttöönottoa, niin hyvä ilmoittautumisjärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden jatkaa myös niitä puhelin-, faksi- ja kirjekyyhkyilmoittautumisia. He, jotka arvostavat puhelimessa odottelua ja vahvistuksen odottelua, tulee tarjota oma kanava. Mutta suurin osa osallistujista haluaa nykyään hoitaa ilmoittautumisen silloin kuin heille, ei asiakaspalvelijalle, sopii.

Jos haluat nähdä, miten ilmoittautuminen verkossa hoituu helposti, niin testaa vaikka ilmoittautumista verkkolomakettamme käyttäen.

Edellinen, 400 000 osallistujan, rajapyykki ylitettiin 26.5.2011, eli palvelumme vastaanotti 100 000 ilmoittautumista noin kolmessa kuukaudessa. Ja tässä ajassa on mukana hiljainen kesän lomasesonki.Emme seuraa näitä numeroita Lyytissä vain numeroiden vuoksi, vaan todetaksemme, että olemme onnistuneet luomaan palvelun, jota on sekä ilmoittautujan että tapahtumajärjestäjän helppo käyttää. Olemme onnellisia kaikista uusista ja vanhoista, upeista tapahtumanhallinta-asiakkaistamme sekä innokkaista palvelun käyttäjistä. Tavoitteemme on vapauttaa suomalaiset tapahtumanjärjestäjät, sihteerit ja assistentit virhealttiista ja työläästä manuaalinaputtelusta tapahtumiensa hallinnoimisessa. Siksi jokainen Lyytin kautta ilmoittautunut henkilö on askel kohti määränpäätämme.

Nyt lopetamme ilmoittautumismäärien veikkailun ja keskitymme taas palvelemaan niitä yli 1500 käyttäjää, joita palvelullamme on. Palataan asiaan, kun miljoonas henkilö ilmoittautuu johonkin Lyytillä!

Päivityksen myötä löydät Lyytistä seuraavat muutokset kaikille käyttäjille:

•  Osallistujahaku Omat tapahtumat -pääsivulla
•  Lisää joustavuutta raportointiin (mm. online-raporttien lataaminen Exceliin)
•  Henkilökohtaisen ilmoittautumiskoodin liittäminen Lyytistä lähtevään kutsuviestiin (voit siis ohjata ilmoittautumiset mille sivulle tahansa!)

Lisäksi Premium-lisenssin käyttäjille:
•  Kuvan tai logon lataamismahdollisuus vahvistusviestiin liitettävään nimikylttiin

Tarkemmat kuvaukset ominaisuuksista on uutiskirjeessä, joka on lähetetty kaikille käyttäjille.

Onnistuneita tapahtumia!

Toivoo Lyytin tiimi

Ps. Osallistu Facebook-sivullamme kyselyyn tulevista ominaisuuksista. Mitä sinä haluaisit palveluun lisää? Sivun löydät täältä: https://www.facebook.com/Lyytipalvelu

Lyytin tarina

Tarina kertoo enemmän kuin tuhat ominaisuutta. Lyytillä on hyvin konkreettinen tarina, joka vie ajassa taaksepäin vuoteen 2006.

Toimin tuolloin Rymättylän Herrankukkaron markkinointipäällikkönä ja olimme siirtyneet sähköiseen viestintään ja –markkinointiin. Hyödynsimme siinä emailer-nimistä työkalua. Olimme matkailuyritys, joka tarjosi palveluja yrityksille ja ryhmille. Myyntipalvelumme työ silloin oli käytännössä hoitaa yhden kontaktin kautta usean ihmisen asiat. Kun ryhmä meille tuli, saimme asiakkaalta muodossa jos toisessa osallistujia koskevat listat ja tiedot. Kukin asiakas oli kerännyt ne miten parhaiten taisi.

2000 ilmoittautumista päivässä – kahden viikon piina

Silloin, joulukuussa 2006, lähdimme järjestämään myös omaa tuotantoa olevia päiviä, joissa me luonnollisesti hoidimme ilmoittautumisten vastaanoton ja osallistujatiedon hallinnan. Ensimmäinen päivä oli menestys ja katastrofi samaan aikaan. Lähetin sähköisen kutsun sähköpostilla asiakasrekisteriimme ja pyysin ilmoittautumisia sähköpostiini. Sain päivässä lähes 2000 vastausta. Suurin osa vastaajista halusi ilmoittautua mukaan!

Tuli outo olo. Kaikille varmaan pitäisi vastata jotain, mutta miten ihmeessä tällainen tietomassa hallitaan? Ei auttanut kuin avata Excel-taulukko ja alkaa kopioimaan sähköposteista osallistujien tietoja taulukkoon edes jotenkin hallittavaan muotoon. Etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelin, mistä pysäkiltä nousee bussiin, onko allergioita jne.

Ensimmäiselle 50 vastasin, että tervetuloa, pyysin lisätietoja niiltä, jotka olivat unohtaneet ilmoittaa jotain tietoja ja kerroin lähettäväni lisätietoja piakkoin. Sitten lopuille vastasin yksi kerrallaan, että valitettavasti tapahtuma tuli jo täyteen…

Käsittelin 200 sähköpostia muiden töiden lomassa ensimmäisenä päivänä ja ajattelin selviäväni hommasta parissa päivässä, kunhan tehostan tahtia. Yllätykseni oli suuri, kun seuraavana aamuna avasin sähköpostini. Melkein 1000 uutta sähköpostia! Ne, joille en ehtinyt vielä vastata, laittoivat uudelleen postia ja kyselivät tuliko heidän ilmoittautuminen jo perille ja mahtuivatko he mukaan! Vasta kahden viikon päästä lähetin viimeisen sähköpostin tähän tapahtumaan liittyen.

Eikö ole helpompaa tapaa?

Tunsin itseni erittäin hölmöksi, sillä eihän kukaan voi järjestää tapahtumia näin alkeellisesti. Markkinoilla on pakko olla helppokäyttöisiä työkaluja, joilla automatisoidaan ilmoittautumishallinta, osallistujatietojen kerääminen ja tapahtumaviestintä vahvistusposteineen. Hämmästyin, kun en löytänyt mitään järkevää tai järkevän hintaista ohjelmistoa tai palvelua tarpeisiimme. Ainoat varteenotettavat maksoivat meille tuhansia euroja per tapahtuma. Se oli liikaa 50 hengen bussiryhmän hallinnoimisesta.

Olemmeko yksin?

Asia jäi vaivaamaan minua. Onko tosiaan näin, että emme ole ainoita, jotka tekevät sähköpostilla ja Excelillä hurjasti liikaa työtä ja joilla tiedot ovat siellä täällä hujan hajan? Teimme tutkimuksen verkkokyselynä ja saimme kaksi kertaa toistettuun kyselyymme lähes 3000 tapahtumanjärjestäjää ja yritysten sihteeriä ja assistenttia vastaamaan. Tulos oli murskaava:

95 % Suomen yrityksistä hallitsevat tapahtumansa sähköpostilla ja Excelillä.

Mietin, kuinka monta tuhatta työvuotta Suomessa käytetään copy-paste –toimintoon. Mietin myös, kuinka monta miljoonaa euroa tapahtumista valuu hukkaan, kun viestintä on hankala tehdä, se johtaa korkeaan no show-prosenttiin ja myynnille ei saada esim. välitettyä liidejä ostamisesta kiinnostuneista osallistujista. Tuntui täysin hullulta tilanne. Sille oli tehtävä jotain.

Aluksi omaan tarpeeseen – asiakaskanta yllätti

Lähdimme tekemään lähes heti suunnitelmaa palvelusta, jonka tärkein ominaisuus olisi:

Lisäksi sen piti olla:

Nimeksi tuli Lyyti, koska halusin antaa Lyytin kirjoittaa puolestani rutiinit.

Lähdin siis ratkaisemaan omaa käytännön tarvetta, joka tutkitusti oli myös tuhansilla muilla Suomessa. Oletin tosin, että asiakkaita tälle palvelulle löytyisi PK-sektorista, sillä isoilla firmoillahan olisi omat IT-osastot ja omat järjestelmät. Ensimmäiset asiakkuudet osoittivat toista! Ensimmäisten asiakkaiden joukossa oli mm. Väestörekisterikeskus ja Oriola Oyj (nykyinen Mediq Suomi).

Ymmärsin, että isoilla organisaatioilla on valtavat IT-järjestelmät perustoimintojen pyörittämiseen, mutta reuna-alueet, kuten tapahtumien organisointi ja –hallinta jäävät niissä niin lapsipuolen asemaan, että järjestäjillä siellä oli aivan yhtä alkeelliset työkalut kuin meillä pienessä matkailuyrityksessä.

Upeat asiakkaat

Vaikka alkuperäinen idea lähti omasta tarpeesta ja myös aivan ensimmäinen käyttöliittymä, joka julkaistiin loppuvuonna 2007 pilottikäyttöön, oli omien määritysten mukainen, on palvelu nykyään aivan toista mitä se oli vielä muutama vuosi sitten. Käytännössä 90% tuotekehitysideoista ja –toiveista tulee nykyään aktiivisilta käyttäjiltä. Palvelu on kehittynyt huimasti, mutta olemme pitäneet johtoajatuksestamme hyvin kiinni. Palvelu on edelleen erittäin helppokäyttöinen. Hyötyjen realisointi ei saa jäädä insinöörimäisestä käyttöliittymästä kiinni! Tai huonosta asiakaspalvelusta.

Mihin he sitä käyttävät?

Vaikka palvelun juuret ovat matkailualalla, on suurin osa asiakkaistamme  aivan muilta aloilta. Palvelullamme asiakkaat järjestävät erittäin monipuolisesti erilaisia asioita. Joku hallitsee sisäiset koulutukset ja kokoukset Lyytillä, toinen järjestää aamiaisseminaarit sillä, kolmannelle toteutimme usean tuhannen hengen messujen rekisteröitymisen sekä viivakoodikontrolloinnin jne. Onpa palvelumme maksuliikennetyökaluilla myös myyty paistinpannuja.

Suomen johtava tapahtumanhallintapalvelu?

Mikä on Suomen johtava tapahtumanhallintapalvelu? Väittäisin, että se on Microsoft Outlook-sähköpostilla ja Excel-taulukkolaskentaohjelmallaan, mikäli mitataan vain sitä, millä suurin osa Suomen tapahtumista yhä hallinnoidaan. Mutta uskallan jo väittää, että Lyyti on puhtaasti tapahtumanhallintaohjelmistoissa jo ykkönen sekä asiakasorganisaatiomäärältään, käyttäjämäärältään ja järjestettyjen tapahtumien määrältään. Mikäli jokin toinen menee ohi, niin laittakaa ihmeessä tietoa siitä meillekin. Lyytin aktiivisuutta voit seurata etusivultamme, jossa on reaaliaikainen laskuri palvelullamme järjestetyistä tapahtumista sekä Lyytin vastaanottamista ilmoittautumisista.

Jos haluat tutustua palveluun paremmin, niin voit lähettää minulle sähköpostia (petri@lyyti.fi)  tai ottaa yhteyttä myyntiimme lyyti@lyyti.fi.

Tervetuloa Lyytin palveltavaksi!

Petri Hollmén,

Toimitusjohtaja, perustaja ja yrittäjä

Tahti on varsin vauhdikas, sillä syyskuussa 2010 meni Lyytin tietokannassa 100 000 osallistujan raja rikki. Sen rikkomiseen kului neljä vuotta. Seuraavat 300 000 osallistujaa ilmoittautui palvelumme kautta siis kahdeksassa kuukaudessa ja tahti vain kiihtyy.

Lyytin on vuoden 2011 alkupuoliskolla valinnut työkalukseen yli 50 organisaatiota ja asiakasmäärämme on puolessa vuodessa siten kasvanut yli 50%. Luonnollisesti myös järjestettävien tapahtumien määrä kasvaa samassa suhteessa ja tällä hetkellä tapahtumien määrässä olemme reippaasti yli 6000:ssa.

Vieläkö Lyyti jaksaa?

Lyytihän jaksaa! Tammikuussa investoimme entistä tehokkaampaan rautaan palvelun taustalle ja nyt se maksaa itseään takaisin. Odotamme miljoonannen ilmoittautujan saavan vahvistusviestin onnistuneesta ilmoittautumisesta Lyytistä vielä tämän vuoden puolella. On se kova mimmi tekemään töitä asiakkaidemme puolesta!

Lyytin taustajoukot ovat myös vahvistuneet ja tällä hetkellä Turun konttorillamme työskentelee 6 (ja puoli) tapahtumien ammattilaista. Se puolikas osittain vielä opiskelee…

Lyyti kiittää luottamuksesta ja jatkamme valitsemallamme helppokäyttöisyyden ja tehokkuuden tiellä. Polku näyttää olevan oikea.

Eilen linjoille tuodussa päivityksessä suurin uutuus on liitepankki. Liitepankki mahdollistaa tapahtumaan liittyvien liitteiden, kuten ohjelmien, asiakirjojen yms. kätevän jaon osallistujille suoraan palvelimelta. Osallistuja / ilmoittautuja voi ladata liitteet joko suoraan ilmoittautumissivulta, vahvistusviestistä tai lähettämästäsi sähköpostista. Liitepankista lähetetyt liitteet eivät rasita vastaanottajan sähköpostia, koska ne ladataan linkistä. Näin suurtenkin tiedostojen toimittaminen onnistuu kätevästi.

Liitepankissa sinulla voi olla tiettyjä perusliitteitä (esim. peruutusehdot PDF-muodossa), jotka liität kaikkiin tapahtumiin. Tai sitten voit tuoda sinne tapahtumakohtaisen ohjelman ja hyödyntää sitä vain yhdessä tapahtumassa. Liitepankki kuuluu PREMIUM-lisenssiin automaattisesti ja on ostettavissa myös PRO-lisenssiin. Ota yhteyttä myyntiimme lyyti@lyyti.fi jos haluat ominaisuuden käyttöösi.

Liitepankin lisäksi päivityksessä korjattiin tai paranneetiin useita pieniä asioita, joista olemme saaneet palautetta.

Kiitämme kaikkia asiakkaitamme aktiivisesta palautteen antamisesta!

• Arkistoidusta tapahtumasta voit nyt lähettää viestintää. Aikaisemmin arkistoidusta tapahtumasta ei enää pystynyt lähettämään esimerkiksi kiitos-viestintää osallistuneille, vaan viesintintä onnistui ainoastaan luomalla uusi tapahtuma ja tuomalla arkistoidun tapahtuman osallistujat uuteen tapahtumaan. Tämä on nyt muutettu, eli arkistoidusta tapahtumasta voit lähettää sekä sähköpostiviestejä, että tekstiviestejä.
  
• Terveiset järjestäjälle -kentän voit halutessasi ottaa pois ilmoittautumissivulta. Luodessasi uutta tapahtumaa tai muokatessasi sitä, voit vakiokysymyksien yhteydessä määrittää, näytetäänkö Terveiset järjestäjälle -ilmoittautumissivulla vai ei. Oletuksena kenttä tulee automaattisesti näkyviin.
• Tapahtuman kentät -sivulla näet itseluotujen kysymyksien perässä suoraan kielen, jossa kysymys näytetään. Kieli näkyy maatunnuksena FIN/SV/EN
• Tapahtuman kopiointi kopioi nyt myös kiitossivun ja automaattisen vahvistusviestin tekstit. Jos olet muokannut tapahtumaan itse kiitossivun (viimeinen sivu ilmoittautujalle) ja automaattisen vahvistusviestin tekstit, kysyy Lyyti tapahtumaa kopioitaessa Haluatko kopioida kiitossivun ja Haluatko kopioida vahvistuksen.
• Avec -toimintoon on raportointiin lisätty Avecin nimen lisäksi myös Osallistutko avecin kanssa -kysymys.